Freelancer oder Angestellter: So entscheiden Startups
Freelancer oder Angestellter? Die Kontroll- und Risikotests der Behörden, typische Warnsignale für falsche Einordnung und eine Checkliste für Gründer.
Ob jemand Freelancer oder Angestellter ist, hängt davon ab, wie die Arbeit tatsächlich abläuft, nicht davon, was im Vertrag steht. Wenn Sie kontrollieren, wie, wann und wo die Person arbeitet, und sie den größten Teil ihres Einkommens von Ihnen bezieht, wird eine Behörde sie meist als Angestellte einstufen, egal welches Etikett Sie gewählt haben.
Das ist wichtig, denn eine falsche Einordnung kann Nachzahlungen, nachträgliche Steuern und Strafen bedeuten. Dieser Ratgeber ist allgemeine Information für Gründer und keine Rechtsberatung. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Bundesstaat. Prüfen Sie Ihre Lage deshalb mit einer Anwältin, einem Anwalt oder einer Steuerberatung vor Ort, bevor Sie sich festlegen.
Was ist der Unterschied zwischen Freelancer und Angestelltem?
Ein Angestellter arbeitet im Inneren Ihres Unternehmens. Sie legen den Zeitplan fest, geben Anweisungen und stellen die Werkzeuge. Ein Freelancer führt ein eigenes Geschäft und verkauft Ihnen ein Ergebnis. Er oder sie entscheidet, wie das Ergebnis entsteht, arbeitet oft für mehrere Kunden und kann jemand anderen schicken.
Denken Sie es als Spektrum. Eine freiberufliche Designerin, die ein Logo nach ihrem eigenen Zeitplan liefert, steht an einem Ende. Ein Vollzeit-„Freelancer“, der an Ihren Standups teilnimmt, Ihren Laptop nutzt und nur an Ihren Produktleiter berichtet, steht am anderen Ende. Diese Person verhält sich in allem außer dem Papierkram wie eine Angestellte.
Welche Tests nutzen Behörden tatsächlich?
Jedes Land hat seinen eigenen Test, aber die meisten stellen ähnliche Fragen.
| Frage | Spricht für Freelancer | Spricht für Angestellte |
|---|---|---|
| Wer steuert die Arbeit? | Die Person bestimmt Methode und Zeiten | Sie geben Aufgaben und Zeitplan vor |
| Wer trägt das finanzielle Risiko? | Die Person kann mit Preisen und Kosten gewinnen oder verlieren | Festes Gehalt, kein Risiko |
| Ist die Arbeit zentral für Ihr Geschäft? | Nebenaufgabe, einmaliges Projekt | Kernfunktion, laufend |
| Wie lange dauert die Beziehung? | Definiertes Projekt | Unbefristet |
| Wer stellt Werkzeuge und Personal? | Die Person | Sie |
| Darf die Person für andere arbeiten? | Ja, und sie tut es | Praktisch exklusiv |
Die Lage in den USA
In den USA hat das Arbeitsministerium (Department of Labor) am 26. Februar 2026 einen Regelentwurf angekündigt. Er würde die Regel zu unabhängigen Auftragnehmern von 2024 aufheben und einen Ansatz nahe der Fassung von 2021 zurückbringen. Danach wären die zwei am stärksten gewichteten Faktoren die Kontrolle der Person über die Arbeit und ihre Chance auf Gewinn oder Verlust. Die Kommentarfrist endete am 28. April 2026. Eine endgültige Regel konnten wir für Oktober 2026 nicht bestätigen. Lesen Sie daher die Zusammenfassung des Vorschlags durch die US Small Business Administration und prüfen Sie die Seite des Arbeitsministeriums nach dem aktuellen Stand. Staatliche Tests können strenger sein als der Bundestest. Manche Bundesstaaten nutzen einen „ABC-Test“: Eine Person gilt als angestellt, außer Sie können alle drei Bedingungen beweisen.
Außerhalb der USA
Großbritannien, die EU und viele andere Länder schauen auf das tatsächliche Arbeitsverhältnis. Sie fügen oft eine Zwischenkategorie hinzu oder Vermutungen zugunsten einer Anstellung. Übertragen Sie keine US-Analyse auf eine Einstellung in Europa.
Was sind die Warnsignale einer falschen Einordnung?
Achten Sie in Ihrer eigenen Struktur auf diese Punkte:
- Die Person arbeitet zu festen Zeiten, die Sie vorgeben, oder muss Urlaub beantragen.
- Sie arbeitet nur für Sie, und das schon seit einem Jahr oder länger.
- Sie stellen die Ausrüstung und die E-Mail-Adresse, und die Person steht auf Ihrer Teamseite als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter.
- Sie schulen die Person in Ihren Methoden, statt ihr das Ergebnis zu beschreiben.
- Sie zahlen einen monatlichen Betrag, unabhängig davon, was geliefert wurde.
- Sie können die Zusammenarbeit jederzeit beenden, die Person aber keine Vertretung schicken.
Ein Warnsignal entscheidet den Fall nicht. Problematisch wird es, wenn sich mehrere davon häufen.
Wie richten Sie eine saubere Freelancer-Beziehung ein?
- Definieren Sie das Ergebnis. Beschreiben Sie den Umfang als Ergebnis mit Preis oder Stundensatz, nicht als Liste täglicher Pflichten.
- Lassen Sie die Person die Methode wählen. Geben Sie Fristen und Prüfpunkte vor, keine Arbeitszeiten.
- Erlauben Sie andere Kunden. Exklusivitätsklauseln sind ein klassisches Signal für eine Anstellung.
- Nutzen Sie ihre Werkzeuge, wo es sinnvoll ist, und zahlen Sie auf Rechnung statt über die Lohnabrechnung.
- Führen Sie Unterlagen. Verträge, Rechnungen und Belege, dass die Person ein eigenes Geschäft betreibt (eine Firmenregistrierung, eine Website, andere Kunden), helfen, falls jemand nachfragt.
- Prüfen Sie jährlich. Ein Projektauftrag, der still zu einem Vollzeitplatz wird, sollte in eine Anstellung umgewandelt werden.
Wann sollten Sie stattdessen anstellen?
Stellen Sie an, wenn die Rolle zentral für Ihr Angebot ist, wenn Sie die täglichen Prioritäten kontrollieren müssen oder wenn die Person absehbar nur für Sie arbeitet. Auf dem Papier kostet das mehr (Lohnnebenkosten, Urlaub, Sozialleistungen). Dafür beseitigt es das Einordnungsrisiko und baut meist ein verbindlicheres Team auf.
Wenn Sie im Ausland einstellen wollen, ohne dort eine Gesellschaft zu gründen, kann ein Employer-of-Record-Dienst die Person vor Ort in Ihrem Auftrag anstellen. Vergleichen Sie Anbieter sorgfältig. Tools in diesem Bereich finden Sie im Hub Business, Legal & HR. Im Woodander-Produktverzeichnis sehen Sie außerdem, welche Lohn- und Onboarding-Tools andere Gründer nutzen.
FAQ
Kann ich jemanden im Vertrag einfach „Freelancer“ nennen?
Nein. Behörden schauen auf das tatsächliche Arbeitsverhältnis. Ein Vertrag, der „Freelancer“ sagt, aber Kontrolle wie bei einer Anstellung beschreibt, schützt Sie nicht.
Ist eine Teilzeitkraft automatisch Freelancer?
Nicht automatisch. Die Stundenzahl entscheidet den Status nicht. Kontrolle, Risiko und Unabhängigkeit tun es.
Darf ein Freelancer meine Firmen-E-Mail und meinen Laptop nutzen?
Manchmal, aus Sicherheitsgründen. Es verstärkt aber das Bild der Eingliederung in Ihr Unternehmen. Wägen Sie es deshalb gegen die übrigen Faktoren ab.
Was passiert, wenn ich es falsch einordne?
Je nach Land können Sie unbezahlte Steuern, Sozialabgaben, Urlaubsentgelte und Strafen schulden. Sprechen Sie mit einer Fachberatung, sobald Sie ein Problem vermuten.
Ihr nächster Schritt: Listen Sie jeden Freelancer auf, den Sie heute bezahlen, und bewerten Sie ihn anhand der sechs Fragen aus der Tabelle. Wer auf der Seite der Angestellten landet, braucht diesen Monat ein Gespräch mit Ihrer Steuerberatung.
